Introducción
Los Planes de Acción se utilizan cuando una verificación de CRM identifica que un control crítico está ausente, no es efectivo o no está implementado.
Esto suele ocurrir cuando una pregunta de la lista de verificación se responde con “No”.
Una respuesta “No” significa que puede existir un riesgo de lesión grave o fatalidad que no está siendo controlado adecuadamente. El trabajo debe detenerse hasta que se comprenda el riesgo y el control crítico sea efectivo.
Los Planes de Acción ayudan al equipo a registrar qué salió mal, acordar qué debe corregirse, asignar responsabilidad y hacer seguimiento al problema hasta que se cierre.
Por qué son importantes los Planes de Acción
Los controles críticos están implementados para salvar vidas.
Cuando un control crítico está ausente o no funciona, el riesgo aumenta. Un Plan de Acción ayuda a asegurar que el problema no se olvide, se ignore o quede sin resolver.
Un buen Plan de Acción ayuda a:
Identificar el control crítico fallido o ausente.
Registrar la acción necesaria para corregir el problema.
Asignar una persona responsable.
Hacer seguimiento a la acción hasta que se complete.
Proporcionar evidencia de que el riesgo se ha reducido.
Cuándo crear un Plan de Acción
Se requiere un Plan de Acción cuando una verificación identifica un incumplimiento que no puede resolverse de inmediato o que necesita ser rastreado formalmente.
Algunos problemas pueden corregirse inmediatamente en terreno. Esto se conoce como Fixed in Field.
Un incumplimiento puede implicar que:
Un control crítico está ausente.
Un control crítico está dañado.
Un control crítico no es efectivo.
Un control crítico requerido no puede verificarse.
En la lista de verificación de CRM, estos problemas se identifican cuando un trabajador responde “No” a una pregunta de control crítico.
Fixed in Field significa que el control crítico fue implementado o hecho efectivo antes de que el trabajo continuara. La acción aún se registra para que el resultado de la verificación sea preciso, se capture el aprendizaje y exista evidencia de que el riesgo se redujo.
El trabajo solo puede continuar una vez que el control crítico esté corregido, verificado y sea efectivo. En algunos casos, el trabajo también puede continuar si se establecen y verifican controles críticos alternativos.
Qué hace que un Plan de Acción sea bueno
Un buen Plan de Acción es claro, factual y práctico.
Debe indicar claramente:
Qué control crítico estaba ausente, no era efectivo o no pudo verificarse.
Qué acción se requiere para restaurar el control.
Quién es responsable de completar la acción.
Cuándo debe completarse la acción.
Cómo se confirmará que el control es efectivo.
La acción debe ser específica y alcanzable. Debe describir la acción física necesaria para restaurar el control crítico.
Una buena acción debe comenzar con una palabra de acción clara, como:
Reemplazar
Reparar
Instalar
Inspeccionar
Aislar
Verificar
Confirmar
Ejemplo de una Buena Acción
Una verificación de equipos de izaje identifica aparejos de izaje dañados.
Acción deficiente:
Corregir el equipo de izaje.
Mejor acción:
Retirar de servicio el aparejo de izaje dañado, reemplazarlo por un aparejo de izaje certificado y verificar el reemplazo antes de reanudar el trabajo de izaje.
La mejor acción es clara, específica y confirma cómo se restaurará el control crítico.
Responsabilidad y Seguimiento
Todo Plan de Acción debe tener una persona responsable.
La persona responsable debe tener la autoridad, el conocimiento y la capacidad para asegurar que la acción se complete.
El verificador puede ser la persona responsable si el problema puede corregirse en terreno. Si el problema requiere más apoyo, la acción debe asignarse a alguien que pueda organizar las personas, el equipo, los recursos o la aprobación necesarios.
Los supervisores y gerentes deben hacer seguimiento a los Planes de Acción abiertos hasta que se cierren. Las acciones abiertas pueden significar que un riesgo crítico aún no está completamente controlado.
El seguimiento de los Planes de Acción ayuda a los líderes a:
Ver qué controles están fallando.
Identificar problemas repetidos.
Enfocar los esfuerzos en áreas de mayor riesgo.
Confirmar que las acciones se completen.
Evitar que el mismo problema vuelva a ocurrir.
Cierre de un Plan de Acción
Un Plan de Acción solo debe cerrarse cuando:
La acción requerida se ha completado.
El control crítico está implementado.
El control crítico ha sido verificado como efectivo.
La evidencia o los comentarios respaldan el cierre.
El trabajo puede continuar de forma segura.
Resumen
Los Planes de Acción son una parte clave de CRM porque convierten los hallazgos de verificación en reducción del riesgo.
Cuando un control crítico está ausente, dañado, no es efectivo o no puede verificarse, el Plan de Acción registra el problema, asigna responsabilidad, hace seguimiento a la corrección y ayuda a confirmar que el control es efectivo antes de que el trabajo continúe.
Los Planes de Acción deben ser claros, factuales, asignados a la persona correcta y llevados hasta su finalización.
Importante: Una respuesta “No” significa que un control crítico puede no estar protegiendo a las personas. El trabajo debe detenerse hasta que el control esté corregido, verificado y sea efectivo.